Meilleures pratiques en matière de système de gestion de documents efficace
Qu’est-ce que c’est?
1. Choisissez le bon DMS : adaptez votre choix de DMS aux besoins de votre entreprise. Envisagez des solutions comme M-Files ou DocuWare pour des fonctionnalités spécifiques.
2. Optimiser l'indexation : indexez avec précision les documents pour une récupération facile. Établissez des structures de dossiers et des catégories claires pour une organisation efficace.
3. Numériser les documents papier : améliorez l'accessibilité et la sécurité en numérisant les documents papier. Assurer une transition en douceur des fichiers physiques aux fichiers électroniques.
4. Gérez l'accès en toute sécurité : définissez les autorisations d'accès en fonction de la sensibilité du document. Identifiez et contrôlez l’accès des individus ou des services.
5. Implémentez l'automatisation : tirez parti de l'automatisation pour les flux de travail documentaires et les notifications. Améliorer la cohérence des processus de gestion documentaire.
6. Adoptez le stockage dans le cloud : choisissez entre le stockage sur site et dans le cloud pour plus de flexibilité. Le stockage cloud offre accessibilité, collaboration et sécurité accrue.
7. Maintenir le contrôle de version : activez un contrôle de version efficace pour les mises à jour de documents. Facilitez la collaboration sans compromettre l’intégrité des documents.
8. Effectuer des audits documentaires : effectuer régulièrement des audits internes et externes. Assurer le respect des réglementations du secteur et identifier les améliorations des processus.
9. Comprendre les réglementations locales : Familiarisez-vous avec les exigences en matière de conservation des documents. Respectez les réglementations locales en matière de stockage et de suppression de types de documents spécifiques.
Le respect de ces pratiques optimise l’efficacité et la conformité de votre DMS. Donnez la priorité à la structure des dossiers, au contrôle des versions et aux autorisations des utilisateurs. Des plates-formes telles que M-Files peuvent améliorer encore votre expérience de gestion de documents, en offrant des solutions d'intégration et unifiées.
